Importancia del sistema de automatización de oficinas

Importancia del sistema de automatización de oficinas

La automatización de las oficinas es el proceso de aplicación de máquinas y tecnología modernas para mejorar la gestión de la información, así como el rendimiento general de una organización. Las pequeñas empresas suelen ser capaces de realizar todas sus tareas de oficina desde simples ordenadores de sobremesa o portátiles. Sin embargo, a medida que la empresa crece o se expande, las escalas y el número de tareas necesarias para mantener la empresa en funcionamiento aumentan de forma experimental. En los últimos años, el uso de la ofimática para realizar tareas cada vez más complejas ha aumentado exponencialmente. Este artículo analiza la importancia del sistema de automatización de oficinas. El artículo también discute el papel del actuador lineal en la automatización de la oficina.

La importancia de la automatización de la oficina

Ayudar a perfeccionar la comunicación dentro de una misma empresa y entre empresas

Según, la automatización de la oficina es sumamente importante porque ayuda a facilitar el flujo de información dentro de una organización. Por ejemplo, mediante las teleconferencias, diferentes personas de distintos departamentos o sucursales pueden comunicarse fácilmente sin tener que recorrer largas distancias para asistir a reuniones, como se ve en el diagrama que figura a continuación.

Los sistemas de automatización como la videoconferencia ayudan a mejorar la comunicación dentro de las organizaciones o entre ellas, reduciendo el costo y el tiempo de las reuniones, ya que los participantes pueden converger en cualquier momento cuando surgen problemas sin preocuparse por la distancia o el costo. A su vez, esto ayuda a mejorar el rendimiento de la organización porque las personas tienen tiempo suficiente para centrarse en otras actividades básicas dentro de la organización

Facilitar la preparación y el envío de mensajes

La automatización de las oficinas desempeña un papel importante en la reducción del tiempo del ciclo entre la preparación y la recepción de los mensajes, ya que las personas pueden redactar el mensaje rápidamente y enviarlo a los destinatarios al instante. Por ejemplo, las plataformas ofimáticas como el correo electrónico permiten enviar mensajes a un gran número de destinatarios situados en diferentes regiones del mundo, como se ve a continuación.

Por lo tanto, los sistemas de automatización de las oficinas, como los correos electrónicos, son de gran importancia porque ayudan a incrementar el flujo de información dentro de una organización.

Ayudan a incrementar el número de trabajos y a disminuir el costo de las operaciones

Por último, otra importancia de los sistemas de automatización de oficinas es que ayudan a reducir la participación de las personas en las tareas administrativas cotidianas, como la creación de informes y la organización de los datos de los clientes. Las hojas de cálculo de las plataformas de automatización ayudan a almacenar los voluminosos datos de los clientes; así ayudan a reducir los trabajos en papel, ya que la información se recopila una vez y se almacena para futuras referencias. Esta ayuda no sólo contribuye a mejorar el volumen de trabajo, sino que también contribuye a que la oficina esté ordenada, como se muestra en el diagrama que figura a continuación.

 

Además, los procesos de automatización permiten que sólo unos pocos trabajadores realicen las tareas o el trabajo de muchos. Por ejemplo, un solo empleado puede utilizar una máquina para elegir, empaquetar y etiquetar productos para su transporte o envío. Esto, por lo tanto, ayuda a reducir el costo de operación porque la organización no gastará más dinero en contratar más mano de obra para realizar diferentes tareas.

El papel del actuador lineal en la automatización de la oficina

En lo que respecta a la automatización de las oficinas, los actuadores lineales suelen estar fijos en los escritorios de las oficinas para facilitar los ajustes del escritorio y así facilitar la flexibilidad. El escritorio de la oficina alimentado por actuadores lineales eléctricos permite a las personas ajustar sus escritorios de forma rápida y sin problemas para que cada persona pueda realizar múltiples tareas en la oficina. Esto, a su vez, ayuda a mejorar el entorno de trabajo en la oficina, ya que el individuo es capaz de ajustar el escritorio a su nivel de comodidad. El diagrama que figura a continuación es un ejemplo de cómo se puede utilizar el actuador lineal para mejorar la eficiencia durante la automatización de la oficina.

Conclusión

Como se señala en el artículo, los sistemas de automatización de oficinas desempeñan un papel importante para facilitar la comunicación, así como el flujo de información y el rendimiento. En el artículo también se ha determinado que el actuador lineal desempeña un papel importante en el aumento de la flexibilidad de los escritorios de oficina.